Industria de evenimente este denumită la nivel internaţional Industria MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) sau, mai nou, Events Industry (pentru a nu se produce confuzie în folosirea acronimului), ce cuprinde orice formă de eveniment de interes public sau corporate. Evenimentele sunt considerate parte a strategiilor de marketing şi relaţii publice, şi chiar resurse umane, pentru mediul corporate şi reprezintă principala sursă de venituri pentru cei din domeniul HoReCa (hoteluri, restaurante, cafenele). Începând din anul 2013, strategiile de promovare ale companiilor s-au axat mai mult spre partea de relaţii publice, organizarea de evenimente de promovare, informare, instruire şi recrutare sau campanii de responsabilitate socială şi au dorit să creeze experienţe unice, memorabile pentru clienţii săi.
Evenimentele sunt considerate a fi forma cea mai personalizată a marketingului, ce generează contact direct cu clienţii, partenerii şi prospecţii şi pot fi utilizate în aproape orice tip de industrie, înglobând orice altă formă de promovare şi comunicare.
Odată ce un prospect se transformă în client, compania trebuie să declanşeze procesul de comunicare cu acesta şi să îl „implice” într-o serie de evenimente cruciale pentru a-l conduce spre fidelizare. Evenimentele au avantajul că pot angrena la nivel emoţional clienţii potenţiali şi pe cei actuali, oferindu-le experienţe unice, memorabile sau pot genera încredere şi credibilitate faţă de companie şi produsele sale, oferă acces la informaţie, feedback în timp real, stimulează procesele de inovare şi creativitate, poate crea parteneriate strategice şi pot deveni generatoare de venituri şi pieţe noi.
Scurt istoric şi evoluţie
În România, industria de evenimente se naşte şi se dezvoltă în perioada 1993 – 1999, o perioadă de învăţare, experimentare şi de investiţii în infrastructură şi noi tehnologii. Se organizează primele concerte naţionale, congrese şi conferinţe, cele mai multe localizate în Bucureşti. Principalele dezavantaje ale acestei perioade au fost infrastructura rutieră defectuoasă, lipsa liniilor aeriene de conexiune în judeţele ţării, lipsa specialiştilor din domeniu, lipsa dotărilor şi a unor săli adecvate pentru organizarea de evenimente mari.
Perioada 2002-2008 poate fi definită ca generatoare de idei şi de firme cu obiect de activitate în organizarea de evenimente, dar şi o mulţime de evenimente de marketing generate de diverse firme, odată cu pătrunderea multinaţionalelor în România. Acestea au alocat bugete de marketing generoase şi au încurajat dezvoltarea unei noi industrii. Beneficiarii au cerut tot mai multe evenimente pentru angajaţii lor (traininguri, teambuildinguri, excursii, zile de naştere şi alte petreceri) şi externe pentru partenerii, clienţii actuali şi potenţiali organizate de ei sau în parteneriat cu alţi prestatori (conferinţe, seminarii, târguri, expoziţii, evenimente de prezentare, evenimente de networking etc.). Toate aceste evenimente necesitau un management riguros, creativitate, planificare, organizare, implementare şi generare de rezultate în profit sau imagine. Resursele alocate trebuiau bine planificate, organizate şi gestionate pentru a beneficia de impact pozitiv asupra grupurilor ţintă. Astfel, apar primii event planneri şi specialişti în managementul de eveniment. În perioada aceasta se dezvoltă foarte bine şi industria evenimentelor private. Anual cresc numărul nunţilor, a zilelor de naştere şi a petrecerilor private organizate la restaurant, în detrimentul organizării acestora la domiciliu. Astfel, a apărut şi o inflaţie de firme ce ofereau de toate, oricând, oricum. De asemenea, au generat noi venituri pentru diverşi alţi prestatori de servicii de foto-video, design, modă, aranjamente florale, programe artistice, sonorizări, servicii DJ, tipografii, pirotehnie, turism, mobilier etc.
De exemplu, se ştia că atunci când un cuplu dorea să îşi organizeze nunta la un restaurant, „se trezea” o întreagă industrie cu diverşi prestatori de servicii, costurile de organizare ale unei nunţi ajungând între 10.000-35.000 euro, în funcţie de numărul invitaţilor, locaţia aleasă şi programul dorit. Aceste servicii s-au perfecţionat şi au evoluat de la an la an, astăzi organizarea unei nunţii necesitând planificare cu cel puţin 9-12 luni înainte şi necesită sprijinul obligatoriu al unui wedding planner în organizarea tuturor detaliilor ante şi post eveniment.
În perioada 2009-2012, efectele crizei economice s-au resimţit pe toate planurile, atât corporate, cât şi privat, bugetele de marketing scăzând drastic, chiar eliminându-se în unele industrii. Astfel, industria de evenimente are de suferit major şi apare selecţia prestatorilor de servicii, rămânând pe piaţă doar cei cu experienţă, portofoliu şi care au ştiut să îşi adapteze serviciile la noile schimbări.
Din 2013 până în prezent, piaţa de evenimente se revitalizează şi creşte exponenţial, mai ales în domeniul corporate. Apar noi tehnologii, noi echipamente şi noi servicii ce au ridicat foarte mult calitatea evenimentelor: arhitectura şi designul de eveniment – servicii specializate de management de eveniment, videografia, materiale promoţionale inovative, sonorizări şi lumini cu aparatură de ultima generaţie, meniuri şi cocktailuri extravagante, decoraţiuni, aranjamente florale şi accesorii de cea mai bună calitate şi cele mai fine texturi. Creativitatea a atins noi cote şi au fost apreciate evenimentele organizate în spaţii neconvenţionale şi cu promovarea tinerelor talente, a speakerilor motivaţionali şi evenimentele de wellness, health, beauty&lifestyle. Conform studiilor realizate de o companie de cercetare europeană, rezultă faptul că strategiile de marketing bazate pe organizarea de evenimente sunt considerate a avea cel mai mare impact pentru 80% dintre respondenţi persoane juridice din Europa de Vest, 35% în Europa de Sud şi 25% pentru Europa de Est. În acelaşi fel, evenimentele sunt considerate a avea cel mai mare impact în generarea de vânzări în timpul sau post eveniment.
Sursa: Wikipedia, Leads 2014 – studiu realizat în 29 de ţări ale UE
Sursa: Wikipedia, Leads 2014
Industria de evenimente generează miliarde de euro anual, ţările cu cele mai mari reuşite fiind Germania, cu 65 miliarde euro înregistraţi în anul 2015, şi Marea Britanie, cu 50 miliarde de euro. Conform Asociaţiei Profesioniştilor din Industria de Evenimente din România (APIER), țara noastră este pe locul 26 din 35 de ţări la nivel european pe segmentul organizării de evenimente şi a înregistrat în anul 2015 venituri de 350 milioane de euro. Suma este considerată a reprezenta doar 80-85% din realul veniturilor din industrie, România confruntându-se cu un grad crescut de evaziune fiscală la acest capitol.
Sursa: APIER 2016
Cele mai importante evenimente din România se organizează în 6 judeţe mari: Bucureşti (piaţă pentru 70% dintre evenimente), Sibiu, Cluj-Napoca, Timişoara, Braşov şi Iaşi, pe locul 6 naţional. 2016 a fost un an cu multe rezultate pozitive la capitolul evenimentelor, municipiul Iaşi devenind polul de dezvoltare al celor mai mari evenimente regionale corporate şi publice.
Iaşul şi-a redescoperit potenţialul său turistic, economic şi cultural, reuşind în acest an să organizeze peste 15.000 de evenimente, declarate oficial în diverse portaluri, site-uri din domeniul HoReCa sau alte site-uri de specialitate. Dintre acestea, peste 1.500 au fost evenimente în mediul corporate cu participanţi locali, naţionali şi internaţionali. Potrivit datelor preliminare eliberate de reprezentanţii locali, APIER şi Mediafax, Iaşul a înregistrat anul acesta venituri de peste 16 milioane de euro, ceea ce înseamnă 4,5-5% din total venituri evenimente organizate în România.
Angrenarea parteneriatelor strategice şi deschiderea către internaţional, dezvoltarea infrastructurii aeriene şi creşterea pieţei birourilor au atras noi industrii (IT, cultură, inginerie, medicală) ce au generat noi venituri şi au organizat evenimente cel puţin lunar: conferinţe, seminarii, boot camp-uri, concerte, evenimente gastronomice, dezvoltare personală, health şi lifestyle, petreceri tematice sau de firmă, târguri de recrutare, concursuri şi festivităţi de premiere.
Anul 2016 a generat un număr foarte mare de evenimente în industria creativă. Au fost organizate festivaluri, târguri, conferinţe şi alte evenimente importante în arhitectura urbană, artă şi design, artele spectacolului şi cultură, film & video, fotografie, inventică industrială şi inteligenţă artificială, mass media, modă şi design vestimentar, beauty&wellness, meşteşuguri tradiţionale, monumente şi turism ecumenic, muzică, cooking & educaţie culinară şi IT software & web design.
În perioada 2015-2016 au fost „dezgheţate” bugetele de marketing ale unor importante companii locale, cu 100% acţionariat românesc privat, ce au generat evenimente de firmă, aniversări importante, petreceri pentru angajaţi şi parteneri şi alte evenimente de business şi de networking. S-au organizat importante conferinţe şi summituri.
Orașul nostru a devenit al treilea centru de interes în dezvoltarea IT & outsoursing, după Bucureşti şi Cluj. „În prezent, în Iași lucrează circa 8.000 de angajați în zona serviciilor IT și outsourcing, dar cu o perspectivă de 33.000 de specialiști în 2030 conform unui studiu publicat de Euronest ICT Cluster. Poziționarea orașului Iași și a României de Nord-Est ca și magnet pentru această industrie se bazează în primul rând pe polul de talente pe care mediul preuniversitar și cel universitar îl creează an de an”, după cum explică Dan Zaharia, senior consultant Extind, în cadrul unui interviu acordat revistei PIN Magazine. Acest flux nou de locuri de muncă pentru populaţia tânără a creat o nouă cerere: organizarea de diverse evenimente de relaxare şi de învăţare (seri tematice, petreceri, aniversări, team buldinguri, conferinţe, meet up-uri etc.) cu o frecvenţă de cel puţin de două ori pe săptămână.
Astfel, cererea de petrecere a timpului liber, dar şi a necesarului de locaţii adecvate de instruire a crescut cu 28% faţă de anul 2014. Acest lucru a generat noi locaţii şi noi oferte pe harta Iaşului. La finalul anului 2016 au fost disponibile o mulţime de spații în care s-au organizat diverse petreceri, evenimente tematice sau sezoniere, rezervările în aceste locaţii necesitând a fi confirmate cu luni înainte, datorită cererii din ce în ce mai mari.
Ce oferă Iaşul, din perspectiva locaţiilor pentru evenimente?
Oferta este variată şi poate stimula creativitatea celor implicaţi în organizarea unui eveniment. Un procent de 80% dintre cele peste 160 de restaurante şi pizzerii sunt adaptate pentru organizarea de evenimente corporate şi private, cu săli ce pot găzdui până la 600 de persoane. În cadrul restaurantelor şi hotelurilor ieşene s-au organizat, în anul 2016, 85% dintre căsătoriile înregistrate oficial la Starea Civilă (aproximativ 4700 de nunţi) şi 50% dintre petrecerile de botez (din cele 6.000 de naşteri înregistrate în anul 2016), precum şi un număr considerabil de petreceri pentru zile de naştere, petreceri tematice, serbări, banchete, absolviri etc.
În medie, în Iaşi s-au organizat în anul 2016 un număr de circa 40 de evenimente pe zi. Numărul de turişti înregistraţi în anul 2016 a fost în creştere cu aproximativ 25% faţă de anul 2015 (246.000 de turişti). Dintre aceştia, 41.905 au fost turişti străini, în creştere cu 39,68% faţă de 2014. Bugetul unui turist străin este de aproximativ 100-150 de euro pe zi, iar al unui turist român variază între 50-250 lei pe zi. Anual vin în Iaşi aproximativ 50.000 studenţi ce cheltuie zilnic între 50-150 lei şi participă de cel puţin două ori pe săptămână la un eveniment organizat în oraşul Iaşi.
Ce noutăţi aduce anul 2017?
Sunt planificate a se organiza patru festivaluri şi concerte mari cu peste 1500 de participanţi fiecare. Va creşte numărul evenimentelor în IT & outsourcing cu cel puţin 5% faţă de 2016, fiind planificate a avea loc şi conferinţe internaţionale de business, public speaking şi de dezvoltare personală. Domeniul sănătăţii continuă să fie unul cu foarte multe evenimente, cu cel mai mare impact fiind cele de beauty&wellness, atletice şi de gastronomie cu ingrediente naturale, ce promovează un stil de viaţă sănătos. Marketingul cultural va genera noi evenimente combinate cu evenimente de gastronomie şi oenologie şi se preconizează că va creşte numărul turiştilor cu cel puţin 10% faţă de anul 2016.
Industria de evenimente este în continuă dezvoltare. Iată doar câteva din ingredientele de succes ale organizării unui eveniment corporate sau privat:
- Planifică şi organizează cu cel puţin 4-5 luni înainte evenimentele de până în 150-200 de persoane şi cu unul sau doi ani înainte pe cele peste 200 de persoane.
- Stabileşte echipa de management şi implementare eveniment sau accesează serviciile de consultant ale unui event planner specializat.
- Alege o locaţie, un meniu şi băuturi adecvate evenimentului.
- Gândeşte un program antrenant, activităţi artistice inovative şi alte suprize pentru invitaţii tăi.
- Selectează canale corespunzătoare de promovare şi comunicare ale tematicii evenimentului .
- Calculează bugetul, planifică perioada de efectuare a acestora şi asuma-ţi plăţile către toţi furnizorii.
- Bucură-te de eveniment şi fii mândru de ceea ce ai realizat!
