Codul bunelor maniere: comunicarea prin email
Comunicarea de afaceri implică tot mai mult schimbul de emailuri. Iată câteva reguli simple de etichetă care te vor ajuta să construieşti şi să păstrezi relaţii bune cu partenerii şi clienţii:
1. Foloseşte o adresă de email profesionistă. Dacă lucrezi pentru o companie, ar trebui să foloseşti adresa de email a companiei. Dacă foloseşti o adresă de email personală, ai grijă ca aceasta să conţină numele tău, funcţia şi organizaţia pe care o reprezinţi. Codul bunelor maniere în comunicarea business recomandă evitarea folosirii adreselor care conţin porecle sau nume de alint.
2. Nu trimite e-mailuri fără subiect. Multe persoane decid dacă să deschidă sau nu un mesaj în funcţie de subiectul acestuia. Foloseşte un subiect clar şi concis, care să rezume conţinutul emailului. În cazul în care nu foloseşti un subiect rişti ca destinatarul să şteargă mesajul tău fără a-l citi.
3. Foloseşte o semnătură oficială. În încheierea emailul foloseşte o semnătură care să conţină numele complet, numele companiei şi postul pe care îl ocupi în cadrul acesteia, precum şi datele tale de contact. Foloseşte în semnătură aceleaşi fonturi şi culori ca în restul mesajului.
4. Verifică conţinutul mesajului. În cazul comunicării prin email eşti apreciat în funcţie de modul în care scrii. Din acest motiv, greşelile gramaticale sau de ortografie nu vor trece neobservate. Citeşte cu atenţie emailul înainte de a-l trimite şi asigură-te că respecţi regulile gramaticale şi că foloseşti un limbaj adecvat comunicării din domeniul business.
5. Ai grijă la umor. În lipsa elementelor non-verbale, cuvintele îşi pot schimba sensul şi pot fi interpretate greşit. Dacă nu cunoşti foarte bine persoana căreia îi trimiţi emailul, nu apela la umor. În acelaşi timp, evită să foloseşti expresii cu mai multe sensuri.
